Hledání ve slovníku pojmů |
Pojem |
Vysvětlivky |
|---|---|
evidence písemností | zaznamenání písemností pro získání přehledu a umožnění kontroly |
písemnost | na základě znění zákona o archivnictví se jedná o písemné, obrazové, zvukové a jiné záznamy vzešlé z činnosti organizace nebo do organizace došlé; za písemnost se pro účely instrukce o spisové službě považují všechny písemnosti, zvukové, obrazové a jiné záznamy, tzn. že písemnost je každý psaný, psacím strojem i jinou cestou vzniklý záznam sloužící k vyřizování, ke kontrole a evidenci záležitostí. Každá písemnost má své vnitřní (obsah a jeho rozvržení) a vnější (tvar a úpravu) znaky. Písemnosti jsou přizpůsobeny k vyřizování stanovených záležitostí a vzhledem k tomu je upravena jejich vnější stránka a rozvržen obsah, existují proto různé druhy písemností |
písemnost účetní | mají obvykle formu listinnou nebo elektronickou; písemné forma - účetní doklad musí obsahovat: označení, popis obsahu účetního případu, peněžní částka nebo údaj o množství a ceně, datum vyhotovení dokladu, datum uskutečnění účetního případu podpis osoby odpovědné za účetní případ a za zaúčtování; elektronická forma musí umožňovat výstup v písemné formě |
písemnosti - ukládání | časová etapa, kdy písemnosti vyčkávají na uplynutí skartačních lhůt, po uplynutí skartačních lhůt dochází ke skartačnímu řízení |
písemnosti - ukládání - požadavky | Požadavky na ukládání písemností: organizační a prostorové zajištění tak, aby písemnosti byly vždy co nejrychleji dosažitelné v rámci spisových a ukládacích značek volit takové uspořádání písemností, které by přihlíželo k jejich nejčastějším hlediskům vyhledávání, prostory uložení (spisovna) volit tak, aby písemnosti nebyly jakýmkoliv způsobem ohroženy |
písemnosti - ukládání - přehled | přehled o uložených písemnostech ve spisovně,který musí být stále veden a aktualizován, musí obsahovat: budovu, název nebo kódové označení objektu, patro, číslo patra v rámci budovy, místnost, číslo místnosti v rámci patra, regál, číslo regálu v rámci místnosti, paprsek, číslo paprsku v rámci regálu, police, číslo police v rámci paprsku |
písemnosti - vlastnosti pro uložení | spisy a písemnosti musí být uzavřené (vyřízené), spisy musí tvořit ukládací jednotku (svazek, pořadač, balík atp.), kde jsou soustředěny písemnosti k sobě příslušné (podle spisových znaků). Na ukládací jednotce musí být uvedeno: název původce (název organizace, značka název organizační jednotky), spisová (ukládací značka), označení agendy či agend v ukládací jednotce obsažených, rok vzniku a rok vyřízení písemnosti, skartační znak, skartační lhůta, rok skartace |
písemnosti utajované | lze dělit do dvou skupin: první skupina jsou to písemnosti obsahující skutečnosti tvořící předmět státního, hospodářského a služebního tajemství; druhá skupina - jedná se o písemnosti, které obsahují informace, které jsou utajované z hlediska původce, tedy organizace (výrobní postupy, receptury). Manipulace s písemnostmi první skupiny je dána obecně závaznou právní normou (zákon č.148/1998 Sb. zákona o ochraně utajovaných skutečností), manipulace s písemnostmi je prováděna dle zvláštního interního předpisu nebo je určena spisovým a skartačním řádem původce. Společným znakem obou skupin je jejich evidence ve zvláštních protokolech a v prostorách k tomuto účelu speciálně určených, popřípadě ve speciálních databázích zabezpečených heslem šifrou či jinými způsoby |
LITERATURA použitá při tvorbě slovníku:
Ivan Bittner, Olga Ondřejková, Kateřina Smutná, Vladimír Štroblík, Spisová a archivní služba ve státní správě, samosprávě a v podnikatelské sféře, vydalo Linde Praha a.s., 2001
Zákony a vyhlášky ČR