Hledání ve slovníku pojmů |
Pojem |
Vysvětlivky |
|---|---|
plán spisový | směrnice či předpis pro uspořádání písemností organizace podle věcného nebo mechanického časového nebo číselného systému, odpovídající funkční náplni, vnitřní struktuře a agendě organizace, pro okresní úřady a orgány obci je dán instrukcí o spisové službě |
postoupení spisu | zaslání spisu k příslušnému (rovnocennému nebo podřízenému) služebnímu místu (bez jednání) |
příruční spisovna | nepřesný výraz pro uložení dokumentů v jedné kanceláři nebo u jednoho pracovníka, také místo pro zakládání živé spisové agendy jednotlivých pracovišť organizace (skříň s označenými přihrádkami k ukládání spisů v kanceláři) |
spis | veškeré písemnosti (podání, záznamy, rozhodnutí, smlouvy atp.) jež se týkají téže věci, dále lze dělit na: spis došlý, spis odeslaný, předchozí spisy (priora) Spis bývá jak fyzicky, tak elektronicky uložen pod č.j. Prvotní nebo poslední písemnosti, při vyřizování věci se dále spojují spisy, které se týkají téže věci, spis tedy může obsahovat více čísel jednacích, po vyřízení celé záležitosti se spis znovu nedělí, ale ukládá pod nejvyšším číslem jednacím nejmladšího spisu |
spisová služba | odborná správa písemností, vzešlých z činnosti původce, spisová evidence, účelné a bezpečné uložení písemností a řádné vyřazování písemností při skartačním řízení; činnost, kterou se rozumí zajišťování úkonů spojených s příjmem, evidencí, označováním, oběhem, odesíláním, ukládáním a vyřazováním písemností, také soubor pravidel a opatření zajišťujících řádný chod administrativy a zároveň též práce, vykonávané podle těchto pravidel; z hlediska archivní služby považujeme za spisovou službu celkový oběh písemností a manipulaci s nimi až do uplynutí skartačních (ukládacích, vyřazovacích) lhůt a vykonání skartace |
spisová služba - organizační struktura | kopíruje strukturu a velikost organizační struktury podniku, který je řízen na principu centrálním (centrální spisovna) anebo decentralizovaném (útvarová spisovna), počet stupňů řízení je 2 (příruční nebo útvarová spisovna x centrální spisovna) nebo 3 (příruční spisovna x útvarová spisovna x centrální spisovna) |
spisová značka | registrační značka pod kterou je označen spis, popřípadě pod kterou je uložen v registratuře |
spisovna | místo pro uložení písemností, jež nejsou provozně využívány |
spisovna příruční | slouží k ukládání živých písemností při decentralizovaném ukládání písemností, spisy jsou zde ukládány okamžitě po vyřízení |
spisovna specializované | ukládána zvláštní agenda např. tajná, účetní, stavební, technická, zvláštním druhem je soukromá spisovna, jsou zde ukládány písemnosti organizací, jimž neprošly skartační lhůty |
spisovna ústřední | také centrální spisovna je konečnou stanicí pro písemnosti v centralizované soustavě spisoven neplní jen funkci ukládací, ale i funkci ochrany před zneužitím informací, zamezuje nekontrolovanému získávání údajů jiných organizačních útvarů, chrání písemnosti před případnými pokusy o jejich zničení, nahlížet sem se smí jen se souhlasem vedoucí spisovny |
spisovna útvaru | může být konečným místem uložení písemností (decentralizovaný systém), zastává pak všechny funkce centrální spisovny, nebo je mezistupněm před předáním písemností do spisovny ústřední |
spisový řád | je směrnice, norma, předpis pro vedení spisové služby; také předpisy a instrukce o spisové službě |
spisový systém | zásady, jimiž je upravena evidence a ukládání písemností v organizaci |
spisový znak | hlavní znaky a podznaky (dále jen ukládací znaky), kterými jsou označeny jednotlivé druhy písemností v členění podle hesel činnosti |
technická spisovna | nesprávný název technický archiv, je součástí ústřední spisovny, v níž jsou ukládány materiály technického rázu (technická a výrobní dokumentace) |
účetní spisovna | nesprávný výraz účetní archiv, součást ústřední spisovny, v níž jsou ukládány materiály účetního charakteru |
LITERATURA použitá při tvorbě slovníku:
Ivan Bittner, Olga Ondřejková, Kateřina Smutná, Vladimír Štroblík, Spisová a archivní služba ve státní správě, samosprávě a v podnikatelské sféře, vydalo Linde Praha a.s., 2001
Zákony a vyhlášky ČR