Nadstandardní služby

V čem jsme originální a jedineční

Každá námi řešená zakázka je individuálně přizpůsobená požadavkům zákazníka.

Dodáváme archivní obaly a další sortiment pro archivaci (více v E-shopu).

Provoz naší spisovny je zabezpečen námi vytvořeným jedinečným softwarem, který umožňuje evidenci všech parametrů požadovaných při práci s písemnostmi včetně údajů nad běžně kladený rámec. Umožňuje exporty písemností do jiných komerčních systémů. Do některých i přímo bez nutnosti vytvářet spojovací soubory.

Několik úrovní evidence umožňuje evidovat i podrobné detaily jako jsou např. smluvní strany na obchodních smlouvách, jména osob na osobních listech a každou takovouto evidenci doplnit o digitalizovaný snímek písemnosti

Pro menší firmy využívající našich služeb poskytujeme zdarma vyhledávací aplikace dokumentů. Díky tomu je s námi možné nalézt požadované informace prakticky ihned! Variantu tohoto vyhledávání je možné zpřístupnit ve formě nazvané „ASCdatabaze“ přes internet. „ASCdatabaze“ je jedinečný produkt naší firmy! V písemnostech uložených ve spisovně je možné vyhledávat odkudkoliv! Pokud jsou navíc v digitalizované podobě může se do nich přes internet nahlížet bez nutnosti navštívit badatelnu spisovny. Pokud dokumenty nejsou digitalizovány je možné si je rovnou z internetu on-line objednávat k nahlédnutí. Přístup je zabezpečen heslem a připojení používá bezpečnostní certifikát SSL.

Řešíme oběhy dokumetů ve společnostech od místa jejich vzniku v organizačních útvarech či jejich příjmu podatelnou přes evidenci jejich pohybu ve firmě až k místu jejich vyřízení a následné likvidace či archivace. Software ISPI (Informační Systém SPisové a archivní služby).

Naše spisovna zabezpečuje externí uložení dokumentů a to i netradičních materiálů v podobě CD disků, DVD disků, hard disků, mikrofiší, videokazet apod.

Archiv elektronických dokumentů. Tak jako existují dokumenty v klasické písemné formě tak v čím dále větší míře jsou používány dokumenty pouze v podobě elektronické - ve formě souborů na discích počítačů (nezáleží na tom jestli se jedná o soubory textové, tabulkové, databázové, zvukové, video či jiné soubory). Tyto soubory informací je možné evidovat a archivovat. Nabízíme řešení i pro takovéto situace.

Nabízíme též archivaci dat v původní elektronické podobě (např. účetnictví organizace může být vedeno jen v elektronické podobě) a to pomocí speciálních metod závislé na potřebné době archivace. Např. se jedná o uchování dat v původních počítačích a v původním softwaru (tzv. počítačové muzeum, které je sice omezené fyzickou životností hardwaru, avšak pro běžné skartační lhůty je dostačující). Dále je možné použít metodu tzv. migrace dat - přenos na nové datové nosiče z pevného disku počítače na CD, DVD a tyto migrovaná data v budoucnu mohou přecházet na novou dosud nevyužívanou či neznámou formu zálohy a úschovy dat.

Bezpečná skartace. Fyzická likvidace je zajištěna nejen u písemností v jejich klasické písemné podobě, ale i u písemností v jiných formách (mikrofiše, CD, videokazety apod.). Tento odpad je ekologicky zneškodněn. V oblasti bezpečných skartací spolupracujeme se společností REISSWOLF, která je špičkou ve svém oboru nejen v ČR, ale v celé Evropě a má certifikaci i pro skartování materiálů vyžadujících vysokou úroveň bezpečnosti až to až do stupně tajné (dle znění § 5 zákona 148/1998 Sb.).

Všechny tyto originální a jedinečné vlastnosti najdete jen u naší spisovny, zatím jsme se nesetkali u naší konkurence s podobnou nabídkou. Naše služby jsou nejkomplexnější na nám známém trhu a to za obecně platné ceny.