Přehled právních předpisů

Anotace:Obecně závazných právních předpisů, resortních nařízení či instrukcí, které se vyjadřují k činnostem SSL, existuje např. pro okresní úřady cca 700 (ke všem resortním oblastem 2556)...

V plném znění převzato z knihy:
Ivan Bittner, Olga Ondřejková, Kateřina Smutná, Vladimír Štroblík, Spisová a archivní služba ve státní správě, samosprávě a v podnikatelské sféře, vydalo Linde Praha a.s., 2001.

Přehled je rozdělen na dvě části a to na část spisové služby (SSL) a část archivní služby (ASL). Protože existují obecně závazné právní předpisy platné pro obě části, jsou pro větší přehlednost v obou částech samostatně uvedeny.

1. Přehled obecně závazných právních předpisů spisové služby ( SSL)

Obecně závazných právních předpisů, resortních nařízení či instrukcí, které se vyjadřují k činnostem SSL, existuje např. pro okresní úřady cca 700 (ke všem resortním oblastem 2556). Tyto předpisy (mnohé z nich jsou také uvedeny v poznámkách pod čarou), nařizují provádění činností SSL a mnohdy nepřímo stanovují skartační znaky a lhůty pro vyřazování písemností původce. Vzhledem k množství předpisů, náročnosti výkladu jejich ustanovení doporučujeme pověřit sestavením norem SSL odborníka. Předpisy, ze kterých vybíráme jen ty nejzávažnější, můžeme rozdělit do tří skupin:

1.1. První skupina

Sem patří předpisy přímo se SSL související. Jedná se o zákon České národní rady č. 97/1974 Sb., o archivnictví, novelizovaný zákonem č. 343/1992 Sb. Zákon v § 2 definuje pojem písemnost a v § 6 ukládá státním orgánům, obcím, jiným právnickým osobám a osobám fyzickým povinnost zajišťovat odbornou správu písemností vzešlých z jejich činnosti, dbát o řádnou spisovou evidenci, o účelné a bezpečné uložení a o jejich řádné vyřazování.
Ustanovení zákona o archivnictví rozpracovává pro okresní úřady,obecní a městské úřady, úřady městských obvodů a městských částí statutárních měst, v hlavním městě Praze pro Magistrátní úřad, obvodní a místní úřady, pokud se písemností týkají i přenesené působnosti, i pro všechny organizace a zařízení, vůči nimž plní výše zmíněné úřady funkci zřizovatele, značně zastaralá instrukce Ministerstva vnitra České republiky ze dne 25. 5 1992, o spisové službě. Instrukce ve svých ustanoveních podává základní popis činností spisové služby a nařizuje úřadům zpracovat stěžejní interní normu pro spisovou službu úřadu - spisový řád. Dále je třeba upozornit, že směrnice ukládá povinnost evidovat všechny písemností bez výjimky, tzn.nejen písemnosti do úřadu došlé či v úřadu vzniklé, ale písemnosti související s chodem úřadu, tj. např. písemnosti personalistiky, účetnictví, skladového hospodářství, geografické a jiné. Tato povinnost, jak již nakonec bylo výše řečeno, se z archivního zákona vztahuje i na fyzické nebo právnické osoby, kterých se nařízení instrukce netýká. Instrukce také přímo či nepřímo odkazuje na další zákony a předpisy bezprostředně se spisovou službou související. Jedná se o zákon č. 148/1998 Sb., o ochraně utajovaných skutečností a o změně některých zákonů. Ustanovení zákona rozpracovává prováděcí vyhláška Národního bezpečnostního úřadu č. 244/1998 Sb., o podrobnostech stanovení a označení stupně utajení a o postupech při tvorbě,evidenci, přenášení, přepravě, zapůjčování, ukládání, jiné manipulaci a skartaci utajovaných písemností, změněná vyhláškou téhož úřadu č. 338/1999 Sb. Dále je nutno upozornit na další zákony: zák. č. 563/1991. Sb., o účetnictví, novelizovaný zák. č. 117/1994 Sb. a zák.č. 227/1997 Sb., včetně řady prováděcích předpisů, kde je zejména důležité věnovat pozornost stanoveným skartačním znakům a lhůtám,které je nutno důkladně zapracovat do spisového a skartačního plánu organizace, zák. č. 133/2000 Sb., o evidenci obyvatel a rodných číslech a o změně některých zákonů (§ 9 Uschovávání a archivování). Skartační znaky a lhůty pro úkoly a školská zařízení najdeme v dosud platné Směrnici ministerstva školství č. 5/1986, Vládní věstník, roč. XLII, sešit 6-7. Již zmíněná instrukce také cituje dílčí části dosud platné vyhlášky Ministerstva vnitra České socialistické republiky č. 117/1974 Sb., oprava red. sděl. č. 136/1974, kterou se stanovují kritéria pro posuzování písemností jako archiválií a podrobnosti skartačního řízení. Případné zřízení správních archivů a meziarchivů upravuje vládní usnesení č.213 z r.1991. Podmínky pro výrobu, šíření a archivování audiovizuálních děl nařizuje zákon č.273/1993 Sb.
Zvláštní kategorii tvoří české státní normy (ČSN), jednak transformované z norem vytvořených a schválených Mezinárodní organizací pro normalizaci (ISO), souběžně schválených Evropskou komisí pro normalizaci (CEN), či normy samostatně tvořené a distribuované Českým normalizačním institutem v Praze. Odhlédneme-li od norem doplňujících zásady SSL (psaní textů, tvorba rejstříků apod.) zmíněných již v textu, tento druh norem ISO se týká jakosti výrobků.V úvodní části normy ČSN EN ISO 9000-1 se říká: "Organizace průmyslové, obchodní, nebo státní dodávají výrobky určené k uspokojování potřeb nebo požadavků zákazníků. Vzrůstající celková konkurence vyvolává stále rostoucí očekávání zákazníků se zřetelem na jakost. Aby byli schopni konkurovat a zachovali si dobrou ekonomickou výkonnost, musí organizace/dodavatelé využívat stále efektivnějších a účinnějších systémů. Tyto systémy mají vést k neustálému zlepšování jakosti a rostoucímu uspokojování zákazníků a jejich zainteresovaných stran (zaměstnanců, vlastníků, subdodavatelů, společnosti)." Již zmíněná norma stanovuje mimo jiné i úlohy dokumentace. Norma ČSN ISO 9000-2, podává návod pro operativní řízení dokumentace. Určité typy dokumentace (smlouva, plán vývoje, vstupy a výstupy vývojových fází, plán jakosti, zkoušky, provoz) definuje ČSN ISO 9000-3. Norma ČSN EN ISO 9001 v kapitole Řízení dokumentů a údajů nařizuje, že: "Dodavatel musí pro řízení veškerých dokumentů a údajů týkajících se požadavku této mezinárodní normy vytvořit a udržovat dokumentované postupy zahrnující v odpovídajícím rozsahu dokumenty externího původu, jako normy a výkresy zákazníka." Obdobné nařízení pro určité činnosti obsahují také normy ČSN EN ISO 9002 a ČSN EN ISO 9003. K již zmíněným mezinárodním normám souboru ISO 9000 patří také část ISO 9004. Zde je třeba upozornit na normu ČSN EN ISO 9004-1, která nejenže vedení organizace v kapitole Odpovědnost vedení nařizuje dokumentovat cíle a závazky týkající se hlavních prvků jakosti, ale také v kapitole Záznamy o jakosti nařizuje: "Organizace má vytvořit a udržovat dokumentované postupy jako prostředek pro identifikaci, shromažďování, označování, přístup, uspořádání, archivaci, skladování, udržování, vyhledávaní a skartaci záznamů, které se týkají jakosti. Má se vytvořit politika týkající se dostupnosti a přístupu zákazníků a smluvních subdodavatelů k těmto záznamům. Rovněž se má vytvořit politika týkající se dokumentovaných postupů pro změny a úpravy v různých typech dokumentů." Dále se zde nařizuje: "Záznamy o jakosti se mají po stanovenou dobu uchovávat tak, aby je bylo možné snadno vyhledat pro analýzu zaměřenou na identifikaci trendů v ukazatelích jakosti, na potřebu opatření k nápravě a na jeho efektivnost. Uchované záznamy o jakosti se mají chránit ve vhodných zařízeních před poškozením, ztrátou a znehodnocením (např. vlivem podmínek prostředí)." Dokumentační systém definuje norma ČSN ISO 9000-2 Dokumentování systému najdeme v ČSN ISO 9004-3 a obsah plánů jakosti v ČSN ISO 9004-5.

1.2. Druhá skupina

Do druhé skupiny patří předpisy, které se spisovou službou souvisí zpravidla jen v oblasti evidence, ukládání, využívání dat nebo určení struktury subjektu. Zde stojí za to věnovat pozornost těmto zákonům:

Pro oblast podnikání a organizace:

zákon č. 513/1991 Sb., Obchodní zákoník, ve znění zákona č. 264/1992 Sb., č. 591/1992 Sb., č. 286/1993 Sb., č. 156/1664 Sb., č. 84/ 1995 Sb., č. 94/1966 Sb., č. 142/1996 Sb., č. 77/1997 Sb., č. 15/1998Sb., č. 165/1998 Sb., č. 356/1999 Sb., č. 27/2000 Sb., č. 29/2000Sb.,č. 30/2000 Sb., č. 105/2000Sb., č. 367/2000Sb., č. 370/2000 Sb.a s přihlédnutím k redakčnímu sdělení Sbírky zákonů o opravě chyb uveřejněnému v částce 46/1996 Sb.,zákon č. 455/1991 Sb. o živnostenském podnikání novelizovaný zákony č. 231/1992 Sb., č. 591/1992 Sb., č. 600/1992 Sb., č. 273/93 Sb., č. 303/1993 Sb., č. 38/1994 Sb., č. 42/1994 Sb., č. 136/1994 Sb.,č. 200/1994 Sb., č. 237/1995 Sb., č. 286/1995 Sb., č. 94/1996 Sb., č. 95/1996 Sb., č. 96/1996 Sb., č. 147/1996 Sb., č. 19/1997 Sb., č. 49/1997 Sb., č. 61/1997 Sb., č. 79/1997 Sb., č. 217/1997 Sb., č. 280/1997 Sb.,zákon o konkursu a vyrovnání č. 328/1991 Sb., novelizovaným zákony č. 122/1993 Sb., č. 42/1994 Sb., č. 74/1994 Sb., č. 117/1994Sb., č. 156/1994 Sb., č. 224/1994 Sb., č. 84/1995 Sb., 94/1996 Sb.,úplně znění č. 238/1996 Sb., č. 151/1997 Sb., zákon č. 105/2000 Sb.,kterým se mění zákon č. 328/1991 Sb., o konkursu a vyrovnání. Dále do této kapitoly patří také zákony upravující činnosti v jednotlivých oborech nebo resortech, např. zákon o pojišťovnictví, bankách atd. Zde je třeba také připomenout důležitost dobře zpracovaných interních norem, které mnohdy z výše zmíněných předpisů vycházejí - Organizačního a podpisového řádu (včetně zákona o elektronickém podpisu).

Pro oblast financí:

zákon č. 337/1992 Sb., o správě daní a poplatků, ve znění novel č. 35/1993 Sb., č. 157/1993 Sb., č. 302/1993 Sb., č. 315/1993 Sb., č. 323/1993 Sb., č. 85/1994 Sb., č. 255/1994 Sb., č. 59/1995 Sb., úplné znění č. 66/1995 Sb., č. 118/1995 Sb., č. 323/1996 Sb., č. 61/1997Sb. ač. 242/97 Sb.,zákon č.17/2000 Sb., kterým se mění zákon č. 588/1992 Sb., o dani z přidané hodnoty, ve znění pozdějších předpisů, a o změně zákona č. 586/1992 Sb., o daních z příjmů, ve znění pozdějších předpisů, zákon č. 22/2000 Sb., kterým se mění zákon č. 587/1992 Sb.,o spotřebních daních, ve znění pozdějších předpisů, a některé další zákony.

Pro oblast personální:

zákon č. 155/2000 Sb., kterým se mění zákon č. 65/1965 Sb., zákoník práce, ve znění pozdějších předpisů, a některé další zákony,zákon č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů a o změně některých zákonů.

Pro oblast sociálního zabezpečení:

zákon ČNR č. 589/1992 Sb., o pojistném na sociální zabezpečení a příspěvku na státní politiku zaměstnanosti.

Pro oblast zdravotního pojištění:

Zákon ČNR č. 592/1992 Sb., o pojistném na všeobecné zdravotní pojištění.

Pro oblast výstavby:

zákon č. 50/1976 Sb., o územním plánování a stavebním řádu (stavební zákon), novelizovaný zákony č. 137/1982 Sb., č. 103/1990 Sb.,č. 425/1990 Sb., č. 262/1992 Sb., č. 43//1994 Sb., č. 19/1997 Sb.
V neposlední řadě je třeba připomenout také zákon č. 71/1967 Sb.,o správním řízení, a zákon č. 85/1990 Sb., o právu petičním. Z vyhlášek a instrukcí připomeňme vládní vyhlášku č. 150/1958 Ú. 1.,o vyřizování stížností, oznámení a podnětů pracujících, instrukci Ministerstva vnitra České republiky č. 3/1991 V. v. ČR, o postupu okresních a obecních úřadů při zasílání úplných výpisů z matrik do ciziny, a vyhlášku Ministerstva lesního a vodního hospodářství č. 126/1976 Sb., o vodohospodářské a souhrnné vodohospodářské evidenci.

1.3. Třetí skupina

Třetí skupinu tvoří předpisy související spíše s informačními systémy a s nakládáním s informacemi, či předpisy definující některé manipulace s písemnostmi. Tyto předpisy se vztahují především k automatizované spisové službě, která je ve své podstatě informačním systémem organizace.
Sem patří především ústavní zákon č. 23/1991 Sb., kterým se uvozuje Listina základních práva svobod, stanovující mimo jiné právo přístupu k informacím. K ochraně osobních údajů v informačních systémech se vztahuje zákon č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů. Vzhledem k tomu, že informační systémy musí respektovat standardy státního informačního systému, je třeba také věnovat pozornost publikaci Ministerstva hospodářství České republiky -Standardy státního informačního systému České republiky, Úřad pro státní informační systém Praha 1998.
K odesílání písemností se vztahuje zákon č. 29/2000 Sb., o poštovních službách. Mimo rámec tohoto výčtu je také třeba upozornit na českou státní normu č. 506413, stanovující použití speciálních poštovních obálek (obálky s doručenkou) a Poštovní věstník č. 26/1995, upozorňující na schválení doručenkových obálek v tabelačním provedení.
Mimo již zmíněné řády, tj. organizační a podpisový, patří k nejdůležitějším předpisům z hlediska SSL a systému spisový a skartační řád spolu se svou přílohou spisovým a skartačním plánem. Tato norma, která může být rozdělena do dvou samostatných částí (spisový řád a skartační řád), doznává v pojetí automatizovaného informačního systému organizace oproti klasickým řádům značných změn, protože musí jednoznačně stanovit postupy k provádění činností jak ruční, tak automatizované SSL v kontextu informačního systému. Spisový a skartační řád odpovídá působnosti města dle zákona č. 128/2000 Sb., o obcích (obecní zřízení), ve znění zákona č. 132/2000 Sb., jakož i organizačnímu řádu městského úřadu. Používání úředních razítek upravuje zákon č. 68/1990 Sb., o užívání státního znaku a státní vlajky ČR, ve znění pozdějších předpisů, a prováděcí vyhlášky č. 435/1990.
Vzhledem k tomu, že v různých organizacích lze aplikovat proměnné způsoby zabezpečení činnosti SSL, uvádíme v přílohách obecně pojaté návrhy spisových a skartačních řádů s přihlédnutím k centrální evidenci písemností, který si každá organizace musí upravit podle svých podmínek a požadavků. Taktéž přílohu řádu -spisový a skartační plán uvádíme v obecné poloze, kde by společné znaky měly platit pro všechny organizace, znaky specializované pak jen pro státní správu, kde jsou dané příslušnou vyhláškou. V souvislosti s tvorbou spisového a skartačního plánu ve výrobních organizacích j e třeba znovu přIpomenout soubory norem ČSN EN ISO 9000.

2. Přehled obecně závazných právních předpisů archivní služby ( ASL)

Zde je třeba znovu připomenout již výše citované a novelizované zákony o archivnictví a účetnictví. Dále vyhlášky a směrnice:vyhláška ministerstva vnitra České socialistické republiky č. 101/1974Sb., o uznání archiválií za kulturní památky a o zvýšené ochraně archiválií jako kulturních a národních památek, vyhláška ministerstva vnitra České socialistické republiky č. 118/1974 Sb., o podnikových archivech, směrnice ministerstva vnitra ČSR z 12. 2. 1995, o ochraně a kategorizaci archiválií, reg. v částce č. 1/1975 Sb.,směrnice ministerstva vnitra ČSR z 30. 1. 1975 čj. k Ar/3-306l/74,o způsobu vedení evidence archiválií a skladbě jednotného archivního fondu v ČSR, reg. v částce 10/1975 Sb.,směrnice ministerstva vnitra ČSR z 4.3.1975, o archivech zvláštního významu, reg. v částce 11/1975 Sb., směrnice ministerstva vnitra ČSR z 26.6. 1975, o využívání archiválií, reg. v částce 24/1975 Sb., změna zákonem ČNR č. 343/1992 Sb.,směrnice ministerstva vnitra ČSR z 20. 6. 1975, o ukládání archiválií do archivů, reg. v částce 24/1975 Sb., změna zákonem ČNR č. 343/1992 Sb., vyhláška ministerstva vnitra a životního prostředí ČSR č. 225/1988Sb., o státních archivech a archivech národních výborů, soubor norem ČSN ISO 9000.