Hlavní menu
  Vyhledávání

Vyhledat text

  Mini menu
E-shop
nakupte spisové a archivní potřeby, software, ...
TSR
vyhledání v typovém skartačním rejstříku pro rok 2003
Slovník
slovník pojmů týkající se archivace
Zákony
legislativa pro archivní činnost, ...
Informace

Přehled právních předpisů

Anotace:Obecně závazných právních předpisů, resortních nařízení či instrukcí, které se vyjadřují k činnostem SSL, existuje např. pro okresní úřady cca 700 (ke všem resortním oblastem 2556)...

V plném znění převzato z knihy:
Ivan Bittner, Olga Ondřejková, Kateřina Smutná, Vladimír Štroblík, Spisová a archivní služba ve státní správě, samosprávě a v podnikatelské sféře, vydalo Linde Praha a.s., 2001.

Přehled je rozdělen na dvě části a to na část spisové služby (SSL) a část archivní služby (ASL). Protože existují obecně závazné právní předpisy platné pro obě části, jsou pro větší přehlednost v obou částech samostatně uvedeny.

1. Přehled obecně závazných právních předpisů spisové služby ( SSL)
Obecně závazných právních předpisů, resortních nařízení či instrukcí, které se vyjadřují k činnostem SSL, existuje např. pro okresní úřady cca 700 (ke všem resortním oblastem 2556). Tyto předpisy (mnohé z nich jsou také uvedeny v poznámkách pod čarou), nařizují provádění činností SSL a mnohdy nepřímo stanovují skartační znaky a lhůty pro vyřazování písemností původce. Vzhledem k množství předpisů, náročnosti výkladu jejich ustanovení doporučujeme pověřit sestavením norem SSL odborníka. Předpisy, ze kterých vybíráme jen ty nejzávažnější, můžeme rozdělit do tří skupin:

1.1. První skupina
Sem patří předpisy přímo se SSL související. Jedná se o zákon České národní rady č. 97/1974 Sb., o archivnictví, novelizovaný zákonem č. 343/1992 Sb. Zákon v § 2 definuje pojem písemnost a v § 6 ukládá státním orgánům, obcím, jiným právnickým osobám a osobám fyzickým povinnost zajišťovat odbornou správu písemností vzešlých z jejich činnosti, dbát o řádnou spisovou evidenci, o účelné a bezpečné uložení a o jejich řádné vyřazování.
Ustanovení zákona o archivnictví rozpracovává pro okresní úřady,obecní a městské úřady, úřady městských obvodů a městských částí statutárních měst, v hlavním městě Praze pro Magistrátní úřad, obvodní a místní úřady, pokud se písemností týkají i přenesené působnosti, i pro všechny organizace a zařízení, vůči nimž plní výše zmíněné úřady funkci zřizovatele, značně zastaralá instrukce Ministerstva vnitra České republiky ze dne 25. 5 1992, o spisové službě. Instrukce ve svých ustanoveních podává základní popis činností spisové služby a nařizuje úřadům zpracovat stěžejní interní normu pro spisovou službu úřadu - spisový řád. Dále je třeba upozornit, že směrnice ukládá povinnost evidovat všechny písemností bez výjimky, tzn.nejen písemnosti do úřadu došlé či v úřadu vzniklé, ale písemnosti související s chodem úřadu, tj. např. písemnosti personalistiky, účetnictví, skladového hospodářství, geografické a jiné. Tato povinnost, jak již nakonec bylo výše řečeno, se z archivního zákona vztahuje i na fyzické nebo právnické osoby, kterých se nařízení instrukce netýká. Instrukce také přímo či nepřímo odkazuje na další zákony a předpisy bezprostředně se spisovou službou související. Jedná se o zákon č. 148/1998 Sb., o ochraně utajovaných skutečností a o změně některých zákonů. Ustanovení zákona rozpracovává prováděcí vyhláška Národního bezpečnostního úřadu č. 244/1998 Sb., o podrobnostech stanovení a označení stupně utajení a o postupech při tvorbě,evidenci, přenášení, přepravě, zapůjčování, ukládání, jiné manipulaci a skartaci utajovaných písemností, změněná vyhláškou téhož úřadu č. 338/1999 Sb. Dále je nutno upozornit na další zákony: zák. č. 563/1991. Sb., o účetnictví, novelizovaný zák. č. 117/1994 Sb. a zák.č. 227/1997 Sb., včetně řady prováděcích předpisů, kde je zejména důležité věnovat pozornost stanoveným skartačním znakům a lhůtám,které je nutno důkladně zapracovat do spisového a skartačního plánu organizace, zák. č. 133/2000 Sb., o evidenci obyvatel a rodných číslech a o změně některých zákonů (§ 9 Uschovávání a archivování). Skartační znaky a lhůty pro úkoly a školská zařízení najdeme v dosud platné Směrnici ministerstva školství č. 5/1986, Vládní věstník, roč. XLII, sešit 6-7. Již zmíněná instrukce také cituje dílčí části dosud platné vyhlášky Ministerstva vnitra České socialistické republiky č. 117/1974 Sb., oprava red. sděl. č. 136/1974, kterou se stanovují kritéria pro posuzování písemností jako archiválií a podrobnosti skartačního řízení. Případné zřízení správních archivů a meziarchivů upravuje vládní usnesení č.213 z r.1991. Podmínky pro výrobu, šíření a archivování audiovizuálních děl nařizuje zákon č.273/1993 Sb.
Zvláštní kategorii tvoří české státní normy (ČSN), jednak transformované z norem vytvořených a schválených Mezinárodní organizací pro normalizaci (ISO), souběžně schválených Evropskou komisí pro normalizaci (CEN), či normy samostatně tvořené a distribuované Českým normalizačním institutem v Praze. Odhlédneme-li od norem doplňujících zásady SSL (psaní textů, tvorba rejstříků apod.) zmíněných již v textu, tento druh norem ISO se týká jakosti výrobků.V úvodní části normy ČSN EN ISO 9000-1 se říká: "Organizace průmyslové, obchodní, nebo státní dodávají výrobky určené k uspokojování potřeb nebo požadavků zákazníků. Vzrůstající celková konkurence vyvolává stále rostoucí očekávání zákazníků se zřetelem na jakost. Aby byli schopni konkurovat a zachovali si dobrou ekonomickou výkonnost, musí organizace/dodavatelé využívat stále efektivnějších a účinnějších systémů. Tyto systémy mají vést k neustálému zlepšování jakosti a rostoucímu uspokojování zákazníků a jejich zainteresovaných stran (zaměstnanců, vlastníků, subdodavatelů, společnosti)." Již zmíněná norma stanovuje mimo jiné i úlohy dokumentace. Norma ČSN ISO 9000-2, podává návod pro operativní řízení dokumentace. Určité typy dokumentace (smlouva, plán vývoje, vstupy a výstupy vývojových fází, plán jakosti, zkoušky, provoz) definuje ČSN ISO 9000-3. Norma ČSN EN ISO 9001 v kapitole Řízení dokumentů a údajů nařizuje, že: "Dodavatel musí pro řízení veškerých dokumentů a údajů týkajících se požadavku této mezinárodní normy vytvořit a udržovat dokumentované postupy zahrnující v odpovídajícím rozsahu dokumenty externího původu, jako normy a výkresy zákazníka." Obdobné nařízení pro určité činnosti obsahují také normy ČSN EN ISO 9002 a ČSN EN ISO 9003. K již zmíněným mezinárodním normám souboru ISO 9000 patří také část ISO 9004. Zde je třeba upozornit na normu ČSN EN ISO 9004-1, která nejenže vedení organizace v kapitole Odpovědnost vedení nařizuje dokumentovat cíle a závazky týkající se hlavních prvků jakosti, ale také v kapitole Záznamy o jakosti nařizuje: "Organizace má vytvořit a udržovat dokumentované postupy jako prostředek pro identifikaci, shromažďování, označování, přístup, uspořádání, archivaci, skladování, udržování, vyhledávaní a skartaci záznamů, které se týkají jakosti. Má se vytvořit politika týkající se dostupnosti a přístupu zákazníků a smluvních subdodavatelů k těmto záznamům. Rovněž se má vytvořit politika týkající se dokumentovaných postupů pro změny a úpravy v různých typech dokumentů." Dále se zde nařizuje: "Záznamy o jakosti se mají po stanovenou dobu uchovávat tak, aby je bylo možné snadno vyhledat pro analýzu zaměřenou na identifikaci trendů v ukazatelích jakosti, na potřebu opatření k nápravě a na jeho efektivnost. Uchované záznamy o jakosti se mají chránit ve vhodných zařízeních před poškozením, ztrátou a znehodnocením (např. vlivem podmínek prostředí)." Dokumentační systém definuje norma ČSN ISO 9000-2 Dokumentování systému najdeme v ČSN ISO 9004-3 a obsah plánů jakosti v ČSN ISO 9004-5.

1.2. Druhá skupina
Do druhé skupiny patří předpisy, které se spisovou službou souvisí zpravidla jen v oblasti evidence, ukládání, využívání dat nebo určení struktury subjektu. Zde stojí za to věnovat pozornost těmto zákonům:

Pro oblast podnikání a organizace:

zákon č. 513/1991 Sb., Obchodní zákoník, ve znění zákona č. 264/1992 Sb., č. 591/1992 Sb., č. 286/1993 Sb., č. 156/1664 Sb., č. 84/ 1995 Sb., č. 94/1966 Sb., č. 142/1996 Sb., č. 77/1997 Sb., č. 15/1998Sb., č. 165/1998 Sb., č. 356/1999 Sb., č. 27/2000 Sb., č. 29/2000Sb.,č. 30/2000 Sb., č. 105/2000Sb., č. 367/2000Sb., č. 370/2000 Sb.a s přihlédnutím k redakčnímu sdělení Sbírky zákonů o opravě chyb uveřejněnému v částce 46/1996 Sb.,zákon č. 455/1991 Sb. o živnostenském podnikání novelizovaný zákony č. 231/1992 Sb., č. 591/1992 Sb., č. 600/1992 Sb., č. 273/93 Sb., č. 303/1993 Sb., č. 38/1994 Sb., č. 42/1994 Sb., č. 136/1994 Sb.,č. 200/1994 Sb., č. 237/1995 Sb., č. 286/1995 Sb., č. 94/1996 Sb., č. 95/1996 Sb., č. 96/1996 Sb., č. 147/1996 Sb., č. 19/1997 Sb., č. 49/1997 Sb., č. 61/1997 Sb., č. 79/1997 Sb., č. 217/1997 Sb., č. 280/1997 Sb.,zákon o konkursu a vyrovnání č. 328/1991 Sb., novelizovaným zákony č. 122/1993 Sb., č. 42/1994 Sb., č. 74/1994 Sb., č. 117/1994Sb., č. 156/1994 Sb., č. 224/1994 Sb., č. 84/1995 Sb., 94/1996 Sb.,úplně znění č. 238/1996 Sb., č. 151/1997 Sb., zákon č. 105/2000 Sb.,kterým se mění zákon č. 328/1991 Sb., o konkursu a vyrovnání. Dále do této kapitoly patří také zákony upravující činnosti v jednotlivých oborech nebo resortech, např. zákon o pojišťovnictví, bankách atd. Zde je třeba také připomenout důležitost dobře zpracovaných interních norem, které mnohdy z výše zmíněných předpisů vycházejí - Organizačního a podpisového řádu (včetně zákona o elektronickém podpisu).

Pro oblast financí:
zákon č. 337/1992 Sb., o správě daní a poplatků, ve znění novel č. 35/1993 Sb., č. 157/1993 Sb., č. 302/1993 Sb., č. 315/1993 Sb., č. 323/1993 Sb., č. 85/1994 Sb., č. 255/1994 Sb., č. 59/1995 Sb., úplné znění č. 66/1995 Sb., č. 118/1995 Sb., č. 323/1996 Sb., č. 61/1997Sb. ač. 242/97 Sb.,zákon č.17/2000 Sb., kterým se mění zákon č. 588/1992 Sb., o dani z přidané hodnoty, ve znění pozdějších předpisů, a o změně zákona č. 586/1992 Sb., o daních z příjmů, ve znění pozdějších předpisů, zákon č. 22/2000 Sb., kterým se mění zákon č. 587/1992 Sb.,o spotřebních daních, ve znění pozdějších předpisů, a některé další zákony.

Pro oblast personální:
zákon č. 155/2000 Sb., kterým se mění zákon č. 65/1965 Sb., zákoník práce, ve znění pozdějších předpisů, a některé další zákony,zákon č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů a o změně některých zákonů.

Pro oblast sociálního zabezpečení:
zákon ČNR č. 589/1992 Sb., o pojistném na sociální zabezpečení a příspěvku na státní politiku zaměstnanosti.

Pro oblast zdravotního pojištění:
Zákon ČNR č. 592/1992 Sb., o pojistném na všeobecné zdravotní pojištění.

Pro oblast výstavby:
zákon č. 50/1976 Sb., o územním plánování a stavebním řádu (stavební zákon), novelizovaný zákony č. 137/1982 Sb., č. 103/1990 Sb.,č. 425/1990 Sb., č. 262/1992 Sb., č. 43//1994 Sb., č. 19/1997 Sb.
V neposlední řadě je třeba připomenout také zákon č. 71/1967 Sb.,o správním řízení, a zákon č. 85/1990 Sb., o právu petičním. Z vyhlášek a instrukcí připomeňme vládní vyhlášku č. 150/1958 Ú. 1.,o vyřizování stížností, oznámení a podnětů pracujících, instrukci Ministerstva vnitra České republiky č. 3/1991 V. v. ČR, o postupu okresních a obecních úřadů při zasílání úplných výpisů z matrik do ciziny, a vyhlášku Ministerstva lesního a vodního hospodářství č. 126/1976 Sb., o vodohospodářské a souhrnné vodohospodářské evidenci.

1.3. Třetí skupina
Třetí skupinu tvoří předpisy související spíše s informačními systémy a s nakládáním s informacemi, či předpisy definující některé manipulace s písemnostmi. Tyto předpisy se vztahují především k automatizované spisové službě, která je ve své podstatě informačním systémem organizace.
Sem patří především ústavní zákon č. 23/1991 Sb., kterým se uvozuje Listina základních práva svobod, stanovující mimo jiné právo přístupu k informacím. K ochraně osobních údajů v informačních systémech se vztahuje zákon č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů. Vzhledem k tomu, že informační systémy musí respektovat standardy státního informačního systému, je třeba také věnovat pozornost publikaci Ministerstva hospodářství České republiky -Standardy státního informačního systému České republiky, Úřad pro státní informační systém Praha 1998.
K odesílání písemností se vztahuje zákon č. 29/2000 Sb., o poštovních službách. Mimo rámec tohoto výčtu je také třeba upozornit na českou státní normu č. 506413, stanovující použití speciálních poštovních obálek (obálky s doručenkou) a Poštovní věstník č. 26/1995, upozorňující na schválení doručenkových obálek v tabelačním provedení.
Mimo již zmíněné řády, tj. organizační a podpisový, patří k nejdůležitějším předpisům z hlediska SSL a systému spisový a skartační řád spolu se svou přílohou spisovým a skartačním plánem. Tato norma, která může být rozdělena do dvou samostatných částí (spisový řád a skartační řád), doznává v pojetí automatizovaného informačního systému organizace oproti klasickým řádům značných změn, protože musí jednoznačně stanovit postupy k provádění činností jak ruční, tak automatizované SSL v kontextu informačního systému. Spisový a skartační řád odpovídá působnosti města dle zákona č. 128/2000 Sb., o obcích (obecní zřízení), ve znění zákona č. 132/2000 Sb., jakož i organizačnímu řádu městského úřadu. Používání úředních razítek upravuje zákon č. 68/1990 Sb., o užívání státního znaku a státní vlajky ČR, ve znění pozdějších předpisů, a prováděcí vyhlášky č. 435/1990.
Vzhledem k tomu, že v různých organizacích lze aplikovat proměnné způsoby zabezpečení činnosti SSL, uvádíme v přílohách obecně pojaté návrhy spisových a skartačních řádů s přihlédnutím k centrální evidenci písemností, který si každá organizace musí upravit podle svých podmínek a požadavků. Taktéž přílohu řádu -spisový a skartační plán uvádíme v obecné poloze, kde by společné znaky měly platit pro všechny organizace, znaky specializované pak jen pro státní správu, kde jsou dané příslušnou vyhláškou. V souvislosti s tvorbou spisového a skartačního plánu ve výrobních organizacích j e třeba znovu přIpomenout soubory norem ČSN EN ISO 9000.

2. Přehled obecně závazných právních předpisů archivní služby ( ASL)
Zde je třeba znovu připomenout již výše citované a novelizované zákony o archivnictví a účetnictví. Dále vyhlášky a směrnice:vyhláška ministerstva vnitra České socialistické republiky č. 101/1974Sb., o uznání archiválií za kulturní památky a o zvýšené ochraně archiválií jako kulturních a národních památek, vyhláška ministerstva vnitra České socialistické republiky č. 118/1974 Sb., o podnikových archivech, směrnice ministerstva vnitra ČSR z 12. 2. 1995, o ochraně a kategorizaci archiválií, reg. v částce č. 1/1975 Sb.,směrnice ministerstva vnitra ČSR z 30. 1. 1975 čj. k Ar/3-306l/74,o způsobu vedení evidence archiválií a skladbě jednotného archivního fondu v ČSR, reg. v částce 10/1975 Sb.,směrnice ministerstva vnitra ČSR z 4.3.1975, o archivech zvláštního významu, reg. v částce 11/1975 Sb., směrnice ministerstva vnitra ČSR z 26.6. 1975, o využívání archiválií, reg. v částce 24/1975 Sb., změna zákonem ČNR č. 343/1992 Sb.,směrnice ministerstva vnitra ČSR z 20. 6. 1975, o ukládání archiválií do archivů, reg. v částce 24/1975 Sb., změna zákonem ČNR č. 343/1992 Sb., vyhláška ministerstva vnitra a životního prostředí ČSR č. 225/1988Sb., o státních archivech a archivech národních výborů, soubor norem ČSN ISO 9000.


| Autor: administrator | Vydáno dne 17. 01. 2007 | 3837 přečtení | Informační e-mailVytisknout článek

 

Tento web site byl vytvořen prostřednictvím phpRS - redakčního systému napsaného v PHP jazyce.
Na této stránce použité názvy programových produktů, firem apod. mohou být ochrannými známkami nebo registrovanými ochrannými známkami příslušných vlastníků.

Web site powered by phpRS PHP Scripting Language MySQL Apache Web Server